Votre entreprise est en pleine expansion et vos besoins technologiques sont en pleine croissance. Vous embauchez un technicien informatique généraliste, puis un administrateur réseau, un administrateur système et ainsi de suite. Imaginez que, du jour au lendemain, votre équipe informatique quitte l’entreprise, apportant avec elle tout son savoir sur vos configurations, votre fonctionnement, vos fournisseurs et tout ce qui se rattache aux TI.
Ce cas de figure semble bien exagéré et pourtant, il s’agit d’une situation qui se produit régulièrement, tant au niveau des PME que dans les grandes entreprises : LA personne qui se spécialise dans un système quitte sans laisser de trace. Évidemment, vous embauchez aussi vite que possible un remplaçant, mais qu’en est-il des renseignements propres à votre organisation, tels que les mots de passe, les configurations particulières, les adresses IP, les partages et tout le reste ?
Vous aurez compris que la bête noire des services informatiques est la documentation. Il est nécessaire, voire vital pour une entreprise d’avoir toute l’information professionnelle contenue dans la tête de vos employés. Et, même si vous avez un faible taux de roulement de personnel, si votre technicien configure une application aujourd’hui et qu’il doit la configurer de nouveau dans 3 ans, il aura probablement oublié l’emplacement des fichiers d’installation, les informations de connexion, les détails particuliers à saisir et ainsi de suite.
D’ailleurs, une bonne documentation devrait minimalement contenir le nom du logiciel ou du système concerné, la date de création, le nom de la personne qui l’a rédigée ainsi que tout procédurier ou information pertinente en lien avec ce dernier. Il est également essentiel de maintenir à jour sa documentation : par exemple, si la façon de faire a changé ou si le lien où récupérer certains fichiers a été modifié, il est important de faire les corrections nécessaires et d’indiquer la date de modification du document. Ainsi, vous évitez les pertes de temps à chercher ce qui ne fonctionne pas et vous gagnez en productivité en documentant toute opération qui se répètera dans le temps.
Selon la taille et les moyens de l’entreprise, différents médiums sont disponibles : vous pouvez débuter avec de simples fichiers textes expliquant les méthodes pas-à-pas d’installation de vos logiciels et applications, des informations de dépannage (par exemple, si vous avez le message d’erreur X dans Y application, voici comment régler le problème), etc. Une autre solution peut être l’utilisation d’un bloc-notes Microsoft OneNote, partagé aux membres de l’équipe informatique. Encore mieux, dirigez toute documentation technologique sur SharePoint, si vous êtes dotés d’un abonnement Microsoft 365. Votre équipe doit également savoir où trouver l’information : même si tout est parfaitement écrit et expliqué, cela ne sert à rien si personne ne sait où et comment consulter ces détails cruciaux.
Si vous n’avez pas d’équipe TI et que vous travaillez plutôt avec des consultants, il est pertinent et même sage de leur demander de vous fournir la documentation de leur travail. Bien sûr, ce service engendrera des frais supplémentaires, mais sur le long terme, vous économiserez temps et argent non seulement en formation, mais aussi à éviter de chercher ce qui avait été fait par le passé.
Certes, la documentation est souvent la mal-aimée des services informatiques, mais comme tout autre processus, il s’agit d’une habitude à prendre qui vous permettra de gagner en temps, en efficacité et en productivité. Besoin d’aide pour débuter? Contactez-nous!
